1. Amaç

Bu prosedürün amacı; Ankara içinde gerçekleştirilen eğitim, seminer ve konferans gibi etkinliklere BİDB personelinin katılmak istemesi durumunda izlenecek yolu ortaya koymaktır.

2. Kapsam

Bu prosedür; BİDB personelinin Ankara içinde gerçekleştirilen eğitim, seminer ve konferans gibi etkinliklere katılabilmeleri için takip etmeleri gereken başvuru ve raporlama süreçlerini kapsamaktadır.

3. Tanım ve Kısaltmalar

• GY : Grup Yöneticisi
• YDU : Yönetsel Destek Uzmanı
• PS : Personel Sekreteri
• BPU : Bütçe Planlama Uzmanı
• İDG : İdari Destek Grubu

4. İlgili Araçlar

• E-posta

5. İlgili Dokümanlar

• Ankara İçi Etkinlik Katılım Formu
• Resmi Yazı
• Yurtiçi Geçici Görev Yollugu Bildirimi
• Etkinlik Raporu

6. İşlemler

• Ücretsiz Etkinlik
  1. Ankara içinde gerçekleşecek ücretsiz etkinliklere katılmak isteyen personel PS’den alacağı ya da Yönetsel Destek web sayfasından indirebileceği Etkinlik Katılım Formu’nun I. bölümünü eksiksiz olarak doldurur ve formun II. bölümünü GY’sine onaylatır.
  2. Katılımcı, onaylanan formu ekleriyle birlikte, etkinlikten en geç 2 gün önce YDU’ya iletir.
  3. YDU, onaylanan formu dosyalanmak üzere PS’ye iletir.
  4. Etkinlik dönüşünde, YDU, katılımcıya ve bilgi için ilgili GY’ye, 7 gün içerisinde etkinlik raporlarını iletmelerini e-posta yolu ile hatırlatır. Her katılımcı rapor yazmakla yükümlüdür.
  5. Etkinliğe katılan personel, etkinlik ile ilgili bir rapor hazırlar ve 7 gün içerisinde raporu YDU’ya iletir.
  6. YDU, raporları, workspace’de bulunan ‘Etkinlik Raporları’ adlı dizine kopyalar ve cc-all’a bilgilendirme mesajı gönderir.
  7. YDU, rapor alındı / alınmadı bilgisini Etkinlik Katılım Formu’nun III. bölümüne yazar.

• Ücretli Etkinlik
  1. Ankara içinde gerçekleştirilecek olan ücretli etkinliklere katılmak isteyen personel, isteğini GY’sine iletir ve bilgi için katılım isteğini YDU’ya e-posta ile bildirir.
  2. İlgili GY, İDG’den etkinlik katılımının bütçe uygunluğu ile ilgili sözlü bilgi alır.
  3. İlgili GY, grubundan gelen etkinlik katılım isteğini, etkinlik bilgileriyle beraber katılım gerekçesini ve bütçe uygunluğu bilgisini Daire Başkanı’na ileterek etkinlik katılımı ile ilgili sözlü onay alır.
  4. Sözlü onay alındıktan sonra, etkinliğe katılmak isteyen personel PS’den alacağı ya da Yönetsel Destek web sayfasından indirebileceği Etkinlik Katılım Formu’nun I. bölümünü eksiksiz olarak doldurur ve formun II. bölümünü GY’sine onaylatır.
  5. Katılımcı, onaylanan formu ekleriyle birlikte, etkinlikten en geç 1 hafta önce YDU’ya iletir.
  6. YDU form üzerinde kendisi ile ilgili kısmı doldurarak formu BPU’ya iletir.
  7. BPU form üzerinde kendisi ile ilgili bölümü doldurup İdari Destek GY’sinin onayını aldıktan sonra formu YDU’ya iletir.
  8. PS etkinlik katılımı ile ilgili BİDB’nin bağlı bulunduğu Rektörlük Makamı’na katılımcının izinli bulunması talep edilen günler ve giderlerin karşılanacağı bütçe kalemleri bilgisini içeren bir yazı hazırlar, YDU’ya paraflatır.
  9. YDU ekleriyle birlikte Etkinlik Katılım Formu’nu ve resmi yazıyı Daire Başkanı’nın onayına sunar.
  10. Onaylanan Etkinlik Katılım Formu’nu ve yazıyı YDU, PS’ye iletir.
  11. PS onaylanan yazıyı, bir kopyasını alarak BİDB’nin bağlı bulunduğu Rektörlük Makamı’na gönderir.
  12. YDU tarafından PS’ye iletilen Etkinlik Katılım Formu ve yazı kopyası, PS tarafından dosyalanır.
  13. Etkinlik Katılım Formu onaylandıktan sonra YDU, katılımcıya ve bilgi için ilgili GY’ye, etkinlik harcamaları ile ilgili dikkat edilmesi gerekenler hakkında ön bilgilendirme amaçlı bir e-posta gönderir.
  14. Etkinlik dönüşünde, YDU, katılımcıya ve bilgi için ilgili GY’ye, 7 gün içerisinde etkinlik raporunu ve PS’den alarak dolduracağı harcırah formunu iletmesini e-posta yolu ile hatırlatır. Her katılımcı rapor yazmakla yükümlüdür.
  15. Etkinlik dönüşünde, PS katılımcıya; giderlerin karşılanacağı bütçeye göre Yurt içi Geçici Görev Yolluğu Bildirimi verir ve 1 nüsha doldurulan formu arkasına eğitim katılım faturasını ekleyerek katılımcıya imzalatıp, YDU’ya paraflattıktan sonra, Daire Başkanı’nın onayına sunar.
  16. Onaylanan Yurt içi Geçici Görev Yolluğu Bildirimi, bir kopyası alınarak, giderlerin karşılanacağı bütçeye göre ilgili birime gönderilir.
  17. Etkinliğe katılan personel, etkinlik ile ilgili bir rapor hazırlar ve 7 gün içerisinde raporu YDU’ya iletir.
  18. YDU, raporları, workspace’de bulunan ‘Etkinlik Raporları’ adlı dizine kopyalar ve cc-all’a bilgilendirme mesajı gönderir.
  19. YDU, rapor alındı / alınmadı bilgisini Etkinlik Katılım Formu’nun III. bölümüne yazar.

Başa dön