Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, kullanıcılarımızın ihtiyaçları ve talepleri doğrultusunda, Optik form okuma çalışmalarını yapmaktadır. Aşağıda tanımlanan sürece birim ve bölümlerimizin izlemesi karşılaşacağımız sorunları azaltacaktır.

Optik Form hazırlama ve okuma koşulları

1.      Kullanılacak formlar daha önce basılmış ise bu formlar BİDB 'de teste tabi tutulacaktır. Test sonucunun olumsuz olması durumunda yeni form basılmalıdır.

2.      Formlar yeni basılacak ise optik form standartlarına uygun (kağıt 90-100 gram ağrlığında olmalıdır, kağıt sert yapıda olmamalıdır, formdaki baskı rengi pembe veya turuncu olmalıdır.) olarak basılmalıdır. Basılmış örnek formlar BİDB tarafından test edildikten sonra formların tamamı basılmalıdır.

3.      Basılan formların test sonucu olumlu olsa bile form basımında uygulanan yöntemler (kesim, basım) nedeniyle formların tamamı aynı standartlarda olmayabilmektedir. Bu sorundan kaynaklı okuma problemlerinden BİDB sorumlu değildir. BİDB okunamayan formlarla ilgili bir tutanak hazırlayarak form okuma/değerlendirme talebinde bulunan birime verecektir. Okunamayan formlar bu birim tarafından elden okunmalıdır.

4.      Optik Okuyucu cihazında okunamayan formlardaki (formu dolduran kişilerin eksik /yanlış doldurumu, formların hatalı basılması / kesimi ) bilginin girişinden BİDB sorumlu değildir. Form okuma/değerlendirme talebinde bulunan birim tarafından eksik bilgiler tamamlanmalıdır.

5.      BİDB'nin onaylamış olduğu formların dışında standart dışı(gramajı hafif veya kalın, rengi uygun olmayan, parlak yüzeyli...) bir form kullanılması durumunda bu formların okunmasından BİDB sorumlu değildir. BİDB okunmayan formlarla ilgili bir tutanak hazırlayarak form okuma/değerlendirme talebinde bulunan birime verecektir. Okunamayan formlar bu birim tarafından elden okunmalıdır.

6.      Anahtar optik formun hatalı hazırlanmasından kaynaklanan sınav değerlendirme sonuçlarından BİDB sorumlu değildir. Form okuma/değerlendirme talebinde bulunan birim talep ederse BİDB yeni hazırlanan anahtar optik formlara göre yeniden değerlendirme yapacaktır.